• Règlement intérieur approuvé le 22 janvier 2016

     

    ASSOCIATION

    COMITE  DE  JUMELAGE

    DU

    PAYS  DE  GUITRES 

    --------------------------

    Règlement  intérieur

    Adopté par l'assemblée générale ordinaire

    du 22 janvier 2016

    Annexe des statuts

    ------------------------

    ARTICLE  1  -  Définition

    Le présent règlement intérieur a pour objectif de préciser les statuts de l'association "Comité de jumelage du PAYS DE GUITRES". Dès son adoption par l'assemblée générale, ce règlement s'applique à l'ensemble des membres de l'association.

     

    ARTICLE  2  -  But/Objet

    Cette association a pour but de favoriser, dans le cadre de la construction de l'Europe, les échanges scolaires, sportifs, culturels, sociaux, commerciaux, artisanaux, les promotions de produits locaux, etc... avec la(les) ville(s) jumelle(s) et d'organiser et/ou favoriser l'organisation des rencontres, visites ou séjours des délégations de(des) ville(s) jumelle(s).

    Elle participe ou soutient toute action entreprise dans le sens de l'unification de l'Europe et du rapprochement entre les peuples.

     

    ARTICLE  3  -  Siège social

    Le siège social est fixé à :  Hôtel de ville, 8 Grand'Rue 33230 GUITRES

    Courriers postaux :

    Une case "courrier" est mise à la disposition de l'association pour tous les courriers destinés au Comité de jumelage du PAYS DE GUITRES. Les membres du Bureau sont seuls habilités à relever le courrier.

                - Les courriers relevant de la comptabilité (ex : relevés bancaires) sont transmis directement au trésorier de l'association.

                - Les autres courriers sont transmis dès que possible au Président qui les attribuera, selon leur contenu, aux membres concernés. 

    Courriers électroniques :

    L'association dispose de l'adresse de messagerie électronique suivante :

    jumelage.paysdeguitres@gmail.com

    Cette adresse est gérée par le Secrétaire qui transfère tous les messages au Président.

    Dans le souci du respect de la vie privée, chaque membre du bureau possède une adresse de messagerie électronique dédiée, si possible,  à l'activité de l'association. Ce sont ces adresses qui sont utilisées pour les échanges entre les membres élus.

    Afin de réduire les coûts de frais postaux, il est donné préférence aux envois par courriers électroniques à l'ensemble des membres adhérents de l'association ainsi qu'à l'ensemble des contacts extérieurs. Ce système est notamment utilisé pour l'envoi des convocations aux Assemblées générales et autres réunions diverses. En cas d'impossibilité, les services postaux traditionnels seront utilisés.

     

    ARTICLE  4  -  Durée

    Comme le prévoient les statuts, la durée de l'association est illimitée.

     

    ARTICLE  5  -  Composition

    L'association se compose de personnes physiques ou morales.

    Elle comporte :

                - Membres actifs (ou adhérents) : Aucun âge minimum n'est requis. Aucune obligation de résidence sur le territoire du PAYS DE GUITRES n'est exigée.

                - Membres de droit : Ce sont les 15 maires en exercice des communes formant le PAYS DE GUITRES ( Bayas, Bonzac, Guîtres, Lagorce, Lapouyade, Maransin, Saint-Ciers-d'Abzac, Saint-Denis-de-Pile, Saint-Martin-du-Bois, Saint-Martin-de-Laye, Sablons, Savignac-de-l'Isle, Tizac-de-Lapouyade) et ceux des communes de Le Fieu et de Saint-Christophe-de-Double.

                - Membres d'honneur : L'attribution de cette distinction n'a pas de critère défini.

             - Membres bienfaiteurs : Aucune obligation de résidence sur le territoire du PAYS DE GUITRES n'est exigée.

     

    ARTICLE  6  -  Membres

    Ø Les membres actifs (ou adhérents)sont toutes les personnes physiques ou morales qui ont payé leur cotisation annuelle dont le montant est fixé annuellement par l'Assemblée générale ordinaire.

                - Les enfants ayant moins de 5 ans au 1er  janvier de l'année peuvent être membres de l'association et ne peuvent pas prendre part à un quelconque vote. En revanche, ils sont dispensés de cotisation.

                - Les enfants ayant moins de 15 ans au 1er janvier de l'année sont membres de l'association mais ne peuvent pas prendre part à un quelconque vote. En revanche, ils bénéficient d'une cotisation minorée suivant la décision annuelle de l'Assemblée générale ordinaire.

                - Pour les familles ayant au minimum 3 enfants de moins de 18 ans au 1er janvier de l'année, la gratuité est appliquée pour tous les enfants à partir du 3ème, le 3ème compris.

    Ø Sont membres de droit, les maires des communes mentionnées à l'article 5 du présent règlement. Chaque maire peut désigner officiellement un délégué pour le remplacer en cas d'empêchement. Chaque commune représentée a droit qu'à une seule voix en cas de délibération. Le délégué représentant le maire a droit de vote.

                - Les membres de droit sont dispensés de cotisation.

    Ø Sont membres d'honneur, les personnes physiques qui ont rendu des services exceptionnels à l'association. Après accord du Bureau, le Président propose au Conseil d'Administration qui délibère à main levée ou bulletin secret sur l'attribution de cette distinction. La décision est prise à la majorité de voix. En cas d'égalité, la voix du Président est prépondérante.

                - Les membres d'honneur sont dispensés de cotisation.

    Ø Sont membres bienfaiteurs, les personnes physiques ou morales qui versent une cotisation annuelle minimum de 150 €.

                La qualité de membre cotisant se perd au 31 janvier de l'année suivante si le membre n'a pas versé sa nouvelle cotisation à cette date. Par conséquent, le membre ayant versé sa cotisation pour l'année N reste membre actif (ou adhérent) jusqu'au 31 janvier inclus de l'année N+1. Ainsi, il peut participer à toutes délibérations ou votes intervenant avant la fin du mois de janvier.

     

    ARTICLE  7  -  Perte de qualité de membre

    Conformément à l'article 7 des statuts de l'association, la qualité de membre se perd par :

                            a) La démission : Le membre démissionnaire doit adresser au Président une lettre (simple ou recommandée avec accusé de réception) motivant sa décision qui sera ratifié par le Conseil d'administration.

                            b) Le décès : En cas de décès, la qualité de membre s'efface automatiquement .

                            c) La radiation : Elle est prononcée par le Conseil d'administration pour non-paiement de la cotisation ou pour motif jugé grave (par le Bureau ou le Conseil d'administration), l'intéressé ayant été invité par lettre recommandée à fournir des explications devant le Bureau et/ou par écrit.

    Aucun recours ne peut être opéré contre l'association pour les sommes versées par un membre démissionnaire ou radié, ou par les ayant-droits d'un membre décédé.

     

    ARTICLE  8  -  Affiliation

    Dans le but de renforcer l'association dans ses objectifs, le Comité de jumelage peut, par ailleurs, adhérer à d'autres associations, unions ou regroupements par décisions du Conseil  

    d'administration à la majorité des deux tiers. Cette décision devra être ratifiée par l'Assemblée générale.

    La décision d'adhésion est prise dans l'intérêt que peut en retirer l'association pour son fonctionnement et/ou son développement.

     

    ARTICLE  9  -  Ressources

    Les ressources de l'association comprennent :

                - Les cotisations des adhérents :

                                       l Le montant des cotisations est fixé annuellement par l'Assemblée

                                        générale ordinaire. Cette cotisation est due au 1er janvier et doit être versée

                                       au plus tard le 15 février pour l'année en cours.

                                                                           l  Deux tarifs de cotisations sont applicables aux membres adhérents :

                                                   - Un tarif minoré pour les enfants de plus de 5 ans et de moins de                                                   15 ans au 1er janvier de l'année en cours,

                                                   - Un tarif normal pour les personnes de plus de 15 ans.

                - Les subventions de l'Europe, de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements

    publics ou privés autorisés par la loi : L'association a la possibilité de présenter des demandes de subventions à tous organismes susceptibles d'apporter une aide financière. Les sommes reçues sont utilisées pour faire vivre l'association et/ou favoriser des minorations sur les tarifs des activités.

                - Les contreparties financières liées aux actions et aux services rendus aux personnes           physiques ou morales, publiques ou privées (prestations diverses, spectacles): L'association se réserve le droit de solliciter des contreparties financières pour des activités qui peuvent lui être demandées. Le versement à l'association de sommes entrant dans cette catégorie de ressources entre systématiquement dans le budget de l'association.

                - Les dons faits à l'association : Toute personne physique ou morale peut faire un don à l'association. Ce don est indépendant de la cotisation annuelle et n'engendre pas une dispense de versement de celle-ci. L'association n'étant pas reconnue d'utilité publique, le don a l'association n'entraîne pas une déduction auprès de l'administration fiscale.

                - Les produits des fêtes et manifestations diverses organisées par l'association : Lors de l'organisation de fêtes et manifestation, le Bureau fixe les tarifs de participation. Il peut, selon le type d'organisation, prévoir un tarif adapté soit à l'âge, soit au caractère de famille nombreuse ou groupe, soit à tout autre critère qu'il juge utile d'appliquer pour la bonne sérénité de l'association.

                - Les revenus, des biens et valeurs appartenant à l'association : - Sans objet -

                - Autres ressources : Toutes les autres ressources susceptibles d'être perçues légalement par l'association.

     

    ARTICLE  10  -  Moyens d'actions

    Dans le cadre de ses activités, l'association peut se doter de tous les moyens légaux pour faire vivre ses diverses activités.

                Ä Elle peut diffuser sous toutes ses formes de supports tous les messages ou informations concernant ses activités. L'association peut participer à toutes actions publiques permettant de faire connaître le Comité de jumelage et ses activités. Toutes les informations publiées et/ou présentées, et quelque soit le support, doivent recevoir l'aval du Président.

              Ä  Pour favoriser toutes les actions internationales avec la(les) ville(s) jumelle(s), l'association met en œuvre tout ce qui en son pouvoir pour développer les échanges de toute nature entre les peuples,

             Ä  Ponctuellement, elle peut employer tout personnel, bénévole ou salarié, permettant d'assurer ses activités et être en conformité avec la législation. Si certaines activités impliquent l'emploi d'un salarié, chaque candidature se fait par courrier postal adressé au Président.

     

    ARTICLE  11  -  Assemblée générale ordinaire

    Lors de sa réunion annuelle, l'Assemblée générale ordinaire respecte l'ordre du jour prévu.

    Celle-ci doit impérativement, et au minimum, aborder les points suivants :

                - Présentation par le Président (ou Président délégué) du rapport moral et des activités passées,

                - Présentation par le Trésorier ( ou le Commissaire aux comptes) du compte d'exploitation de l'année passée,

                - Présentation par le Trésorier (ou Trésorier-adjoint) du bilan financier,

                - Proposition par le Président (ou Président délégué) des tarifs annuels des cotisations,

                - Présentation des activités à venir (par le Président, le Président délégué ou un vice-président),

                - Questions ou sujets ayant été inscrites sur demande des adhérents conformément à l'article 11 des statuts de l'association (par le Président, le Président délégué ou un vice-président),

                - Elections, si nécessaire, des membres siégeant au Conseil d'administration conformément à l'article 13 des statuts de l'association (organisé par l'assesseur, ou le Président, le Président délégué ou un vice-président),

                - Questions diverses.

    Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés selon les modalités. En cas d'égalité, la voix du Président est prépondérante. Toutes les décisions des Assemblées générales ordinaires s'imposent à tous les membres, y compris absents ou représentés.

    En préambule des élections, le Président a charge de publier largement l'appel à candidature pour le nombre de mandat à pourvoir lors de la prochaine élection. Toutes les candidatures doivent être présentées au moins 8 jours avant la date du scrutin (date de l'Assemblée générale ordinaire).

    Lors de l'élection à bulletin secret, une urne tenue par l'assesseur (ou tout autre membre du Bureau) est mis à la disposition des votants. Des bulletins sont mis à disposition de chaque électeur.

    Les candidats ayant obtenus le plus grand nombre de voix sont élus selon le nombre de postes à pourvoir.

    Lors de chaque réunion de l'Assemblée générale ordinaire, une feuille de présence est rédigée.

     

    ARTICLE  12  -  Assemblée générale extraordinaire

    S'agissant de prendre des décisions particulièrement importantes voire capitales pour l'association, le quorum de la moitié de l'ensemble des membres ayant droit de vote est requis.

    La prise de décision a lieu à bulletin secret. Une urne tenue par l'assesseur (ou tout autre membre du Bureau) est mis à la disposition des votants. Des bulletins sont mis à disposition de chaque électeur étant à jour de sa cotisation annuelle. Le vote par procuration n'est pas autorisé.

    Les délibérations sont prises à la majorité absolue des suffrages exprimés. En cas d'égalité, la voix du Président est prépondérante.

    En ce qui concerne la décision de dissolution de l'association, une majorité correspondant aux deux tiers des suffrages exprimés est requise.

    Lors de chaque réunion de l'Assemblée générale extraordinaire, une feuille de présence est rédigée. 

     

    ARTICLE  13  -  Conseil d'administration

    Conformément à l'article 13 des statuts de l'association, le Conseil d'administration est composé des 24 membres suivants :

                         - 15 maires des communes du PAYS DE GUITRES, de Le Fieu et de Saint-Christophe-de-Double (ou leur délégué officiellement désigné), nommés membres de droit,

                            - 9 membres actifs (ou adhérents) élus par l'Assemblée générale ordinaire.

    Il se doit de pourvoir provisoirement et le plus rapidement possible au remplacement de ses membres en cas de vacance (démission, décès, radiation,...). Pour cela, le Président propose un candidat au remplacement provisoire jusqu'à la prochaine Assemblée générale.

    Il est procédé à leur remplacement définitif lors de la prochaine Assemblée générale. Les pouvoirs des membres ainsi élus prennent fin à l'expiration du mandat des membres remplacés.

    Le renouvellement des membres adhérents siégeant au Conseil d'administration a lieu par tiers après élections à bulletin secret lors de l'assemblée générale ordinaire. Afin de ne pas déstructurer le Conseil d'administration (et le Bureau) et assurer une continuité de gestion, le renouvellement a lieu par tiers tous les 3 ans. Les 3 membres sortants sont désignés selon leur ancienneté au sein du Bureau.

    Les membres sortants sont rééligibles.

    Lors de chaque réunion du Conseil d'administration, une feuille de présence est rédigée.

     

    ARTICLE  14  -  Bureau

    Elu par le Conseil d'administration pour une durée de 3 ans, le Bureau est composé par les 9 membres élus préalablement par l'Assemblée générale. Il est formé par :

                            - Un président :

    Le président est habilité à représenter l’association dans tous les actes de la vie civile.

    En cette qualité, le président peut donc signer les contrats au nom de l’association. Mais cela ne signifie pas qu’il peut décider seul d’engager l’association car il n’en est pas le représentant légal, mais simplement le mandataire. Pour les actes les plus importants, il doit être préalablement habilité à agir par le conseil d’administration.

    Le président ordonnance les dépenses. Les statuts peuvent également l’autoriser à ouvrir et à faire fonctionner les comptes de l’association.

    C’est à lui qu’il appartient de veiller au respect des prescriptions légales (règles de sécurité, par exemple). Dans le cas d'emploi de salariés, il est considéré comme l’employeur de l’association vis-à-vis des organismes de sécurité sociale.

                            - Un président délégué :

    Le Président délégué assiste le Président dans ses tâches et peut le remplacer en cas d'absence.

                            - Deux vice-présidents :

    Les vice-présidents assistent le Président et/ou le Président délégué dans leurs tâches et peuvent les remplacer en cas d'absence. Ils assurent l'organisation des éventuelles commissions mises en place par le Bureau.

                            - Un secrétaire :

    Le secrétaire est essentiellement chargé de la tenue des différents registres de l’association, de la rédaction des procès-verbaux des assemblées et des conseils. Une fois validés par le Président, le Secrétaire les signe afin de les certifier conformes. L'ensemble des ces procès-verbaux sont insérés dans un registre numéroté et paraphé par le Président de l'association.

    Par ailleurs, le Secrétaire est également chargé de rédiger les comptes-rendus de chaque réunion du Bureau qui, une fois validé par le Président et insérer dans un registre spécial.

    Cette mission du secrétaire est importante car ses actes font foi jusqu’à preuve du contraire.

    Il revient également au secrétaire de procéder aux déclarations obligatoires en préfecture, voire parfois de convoquer les différents organes de l’association à la demande du Président.

    Le Secrétaire gère également tous les courriers postaux reçus par l'association. De plus, il dispose d'un boite de messagerie électronique et a la mission de transférer tous les messages au Président qu'ils soient relatifs à la comptabilité et autres.

                            - Un secrétaire-adjoint :

    Ce membre élu seconde le Secrétaire et assure toutes les missions qui sont dévolues au Secrétaire en titre en cas d'empêchement de celui-ci.

                            - Un trésorier :

    Le trésorier partage avec le président la charge de tout ce qui concerne la gestion de l’association.

    Il dispose, seul ou avec le président, de la signature sur les comptes bancaires de l’association. Pour des commandes ou des achats, le Président peut autoriser la seule signature du trésorier dans la limite d'une somme maximum. Ce montant est fixé lors d'une réunion du Bureau.

    Par ailleurs, le Président rédige au Trésorier une autorisation écrite permettant l'utilisation des moyens de paiement de l'Association. Cette autorisation est délivrée au nom exclusif du Trésorier et ne peut en aucun cas être transférée à un autre nom.

    Le Trésorier effectue les paiements, recouvre les recettes et, à ce titre, est responsable de la tenue des comptes de l’association. Il doit impérativement informé le Président de toute anomalie ou

    inquiétude qu'il peut rencontrer sur la gestion. Il partage en tant réel la tenue des comptes via un système informatique de partage de fichiers.

    Il rend compte de sa gestion tenue au jour le jour devant l’assemblée générale. Il peut s'adjoindre des services d'un Commissaire aux comptes bénévole nommé préalablement par le Conseil d'administration. Le Commissaire aux comptes est nommé annuellement lors de l'Assemblée générale ordinaire.

                            - Un trésorier-adjoint : 

    Ce membre élu seconde le Trésorier et assure toutes les missions qui sont dévolues au Trésorier en titre en cas d'empêchement de celui-ci. En cas de nécessité prolongée, les autorisations de signature et d'utilisation peuvent lui être accordés dans les conditions prévues pour le Trésorier en titre.

                            - Un assesseur : 

    Le membre occupant le mandat d'assesseur assure l'organisation des élections en étroite collaboration avec le Président ou le Président délégué. Il apporte son aide aux autres membres du Bureau et participe à l'organisation des activités de l'association. Il peut se voir confier des missions particulières par le Président ou le Président délégué. 

    Le Bureau doit travailler en équipe pour une parfaite cohésion. Chaque décision considérée comme importante doit faire l'objet d'un débat en réunion de bureau. En cas de nécessité ou d'urgence, le Président prend la décision et devra en informé le Bureau lors de sa prochaine réunion ou aborder le sujet par voie de message électronique. Autant que faire se peut, il est indispensable que les décisions soient prises collégialement.

    Lors de chaque réunion du Bureau, une feuille de présence est rédigée.

     

    ARTICLE  15  -  Commissions

    Le Bureau peut constituer des Commissions spécialisées pour l'aider à traiter et/ou organiser des projets ou activités. Ces commissions sont gérées par les Vice-présidents de l'association. Elles sont placées sous la direction d'un responsable, membre du Bureau. Ce dernier assure l'intermédiaire entre la Commission et le Bureau.

    Les Commissions peuvent s'adjoindre ponctuellement des services de conseillers, de techniciens ou tout autre personne adhérentes ou non à l'association. Dans le cas de personnes non adhérentes à l'association, le responsable de la commission concernée doit obtenir l'avis favorable d'un des Vice-présidents (ou du Président).

    Chaque réunion de commission donne lieu à la rédaction d'un compte-rendu qui sera inséré en annexe dans le registre spécial.

     

    ARTICLE  16  -  Indemnités

    Comme le précise les statuts de l'association, toutes les fonctions des membres, y compris des membres du Conseil d'administration et du Bureau, sont gratuites et bénévoles.

    Seuls les frais occasionnés par l'accomplissement de leur mandat, et après accord préalable du Président, sont remboursés sur justificatifs. En vertu, de la gestion rigoureuse imposée par l'éthique de notre association, cette procédure doit avoir un caractère très exceptionnel.

     

    ARTICLE  17  -  Règlement intérieur

    Un règlement intérieur est établi par le Conseil d'administration qui le fait approuver par l'Assemblée générale ordinaire. Ce règlement intérieur est un document annexé aux statuts de l'association.

    Il peut être modifié à chaque assemblée générale en fonction des demandes écrites présentées par un ou plusieurs adhérents et après avoir été étudiées par le Bureau. Le Bureau de l'association peut également présenter au Conseil d'administration des modifications qui sont ensuite validées par la prochaine l'Assemblée générale.

     

    ARTICLE  18  -  Dissolution / Liquidation

    En cas de dissolution prononcée selon les modalités prévues à l'article 12 des statuts de l'association, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés au sein du Conseil d'administration, et l'actif, s'il y a lieu, est dévolu conformément à l'article 9 de la loi du 1er juillet 1901 et au décret du 16 août 1901.

    La liste des membres du Conseil d'administration qui peuvent être nommés "liquidateurs" sont :

                - Le Président,

                - Le Président délégué,

                - Un Vice-président,

                - Le Trésorier,

                - Le Secrétaire.

    La procédure de dissolution se traduit par la liquidation des contrats en cours, le règlement des dettes et le recouvrement des créances en préalable à la répartition ou l'attribution du solde des actifs dont dispose l'association.

    La dissolution de l'association doit faire l'objet d'une déclaration à la préfecture de la Gironde.

     

    Fait à Guîtres, et approuvé ce 22 janvier 2016 lors de l'Assemblée générale, le présent règlement intérieur est applicable au Comité de Jumelage du PAYS DE GUITRES dès le 22/01/2016 à minuit.

    Il est mis à la disposition de toute personne membre de l'association.

     

    Signé

    par les membres du Bureau

    du Comité de jumelage du Pays de Guîtres


  • Commentaires

    Aucun commentaire pour le moment

    Suivre le flux RSS des commentaires

    Vous devez être connecté pour commenter